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因公临时出国流程
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  温馨提示:按照中科院ARP国际交流相关管理规定,因公出国手续需至少提前3个月办理。希望专家能尽早提前办理,避免不必要的麻烦和损失。 

 

 

第一步:收到邀请是指邀请函须为正式邀请格式,须有相关邀请单位的抬头、具体访问时间和邀请人签名等相关内容。比如,不能以电子邮件的内容作为邀请函。 

 

第二步:所内审批是是指研究所对于因公出国的审批核查阶段。主要包括以下二个部分:

  1.出国任务审批及公示:在获得本年度出国名额的前提下,填写因公临时出国事前公示表(样本),经所管理部门审批同意后报送外事进行统一公示,公示期为5个工作日; 因公临时出国事情公示表请在附件下载。(附件1.)

  2.出国人员审核:填写电子因公临时出国人员备案表(样表)报人事处(叶汉峰 yehanfeng@iae.ac.cn)备案。 电子因公临时出国人员备案表请在附件下载。(附件2.)

 

第三步:ARP申报是指申请人通过ARP国际合作版块将出国的相关材料进行申报的阶段。 主要包括以下四个部分:

  一.因公出国表格空白处都须填写,特别是:1.项目名称的中英文;2.出访国家是否建交;3.访问路线-指国外出行路线,无相关路线描述的,将不予报销;4.是否携带样本或数据--一般情况是“否”;5.“出访目的、任务及对本单位的意义”请按照外事行文样本填写-------这些样本为:参加国际会议外事行文样本进行合作研究或学术交流外事行文样本

  二.附件要求:1.邀请函;2.在外日程;3.长期派出说明--需出国超过6个月的人员提供;4.出国留学协议--因公派出超过3个月的人员提供;5.安全说明--出国去某些国家动荡的人员提供;6.所级领导干部累计出国统计表--所级领导出国须填写。

   三.办理意见:相关课题所派出人员,课题组长需在办理意见上,写明组长意见。

   四.办理时间:可以及时查询相关申请材料办理到何种环节。

***注意事项***

1.具体填写要求请参考“因公出访ARP办理流程使用说明http://www.iae.cas.cn/gjjl/chufang/201108/t20110811_3321398.html

2.申报材料需在出国前2个月前进行申报,少于此时间,院里将不受理相关出访申请,借此对出访人照成的损失将由个人承担。

3.申报必经环节包括:课题审核、国际合作主管审核、所领导审核、电子章等环节。

 

第四步:办理护照签证是指申请材料获得批准后,中科院将下达出国任务批件,所外事将按照相关要求为科研人员办理因公出国护照和签证手续。手续分为以下两个步骤:

  一.办理因公护照手续:

    1.因公护照照片一张;

    2.身份证复印件一张;

    3.因公护照照片回执单一张;

    4.户口本本人信息页复印件一张;

    5.出国任务批件一份(所外事提供) 

***注意事项*** 

1.因公护照照片须到指定因公护照照相馆照相,具体地址为:沈阳市大东区花明摄影社(小河沿3号民航院内18号楼)联系电话:13940071172

2.照相后请先将个人的身份证号码和因公护照号码发到zhaomanru@iae.ac.cn信箱中,所外事将根据出国人员提供的相关信息录入外交部的护照系统中,录入后的因公出国信息表将要求出国人员的签名。在提供签名的同时,请出国人员将其他因公护照所需手续一并交给外事。

 二.办理因公签证手续:出国人员登录出国人员手续办理网站,在左下角位置点击“下载区”6.各国签证表格(点击显示更多)下载相关出访国家的签证压缩包,请解压后的签证要求以邮件的方式发送到zhaomanru@iae.ac.cn邮箱里,外事将根据相关要求返给科研人员自己所需准备材料清单。

***注意事项*** 
1.因公团组信息表请按照此表格填写“因公团组签证相关表格
2.签证公函稿纸     
6.汇款地址:
         开户银行:中国银行总行营业部
         账户:778350008076
         单位名称:中国科学院国际学术交流中心
         汇款后将银行回执单发传真到010-68597752
 
第五步:报销并总结是指所外事结合任务批件核算出访天数和提供出访国家的补助标准。出国人员在报销的同时需提交个人出国事后公示表,出国人员对自身出国所产生的票据,要做一个详细的支出明细单,并将所有外文单据注明中文注解方便财务查阅。支出明细请见此表支出明细单.docx
 
 
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